اهمیت سیستم اطلاعات مدیریت

این ترجمه هدیه به پیشگامان فنآوری اطلاعات ایران

---

مقدمه:

هــر جنبه از مدیریت در عصر پیشرفتــه (جدید)،جهت رونــق ، شدیداًبــه اطلاعات وابسته می بـاشد.چیزی بدون اطلاعات پیش نمی رودوبه طورکلی بـاوربـراین اسـت که اطلاعات ، قدرت است واینکه هرکس اطلاعات داشته بـاشددارای قدرت می باشدآن منبـع مهمی است که بـرای توسـعه دیگرمنابع ، موردنیـاز می باشــد.تغـییرشرایط ومحیطهانیازبـرای ترویـج (انتشار)صحیـح اطلاعـات رادرسطوح مختلف مدیریـت ،ایجاب نمـوده اسـت .توسـعه وبکارگیری سیستم های اطلاعات مدیریت یک پدیده پیشرفته آن است که بابکارگیری اطلاعات دقیق درنظرگرفته می شودکه منجربه طراحی (برنامه ریزی ) بهتر،تصمیم گیری بهترونتایج بهترشود.دربحث (بررسی )این موضوع ،نیازاست مفاهیم بنیادی معینی ،درک وارزیابی شود.بعضی ازاینهاعبارتنداز:مفهوم اطلاعات ،مفهوم مدیریت اطلاعات ،مفهوم سیستم اطلاعات ومفهوم اطلاعات مدیریت . .این مفاهیم ، قبل ازاینکه بتوانیم اهمیت سیستم اطلاعات مدیریت راارزیابی کنیم ،بایدکاملاًدرک شوند.دراین مقاله ،تلاشی برای امتحان (آزمون )این مفاهیم ،ارتباط آنهابافرایندهای سازمانی وساختارهاانجام خواهدشد.علاوه براین ،عملکردهای مدیریت وسطوح مختلف مدیریت نیزموردتأکیدفرارخواهد گرفت .درنهایت ، تلاشی برای مرتبط ساختن سیستم اطلاعات مدیریت باآن عملکردهاوسطوح درموقعیتهای سازمانی انجام خواهدشد.این رویکردبه توصیف اهمیت وتأثیرسیستم اطلاعات مدیریت درمدیریت کمک خواهدکرد.

مفهوم اطلاعات :

مفهوم اطلاعات دریک درک (دریافت )سازمانی پیچیده ترومشکل ترازکاربرد متعدداین کلمه معمول می باشدکه (آن )پیشنهاد می کند.هراجتماع ،بدون شک یک جامعه اطلاعات است وهرسازمان، یک سازمان اطلاعات می باشد.بنابراین اطلاعات یک منبع پایه مانندمواد،پول وپرسنل می باشد.اطلاعات می تواندهم بعنوان یک مفهوم مجازی یاانتزاعی (ایده ها )ویابعنوان یک شی ، معمولاًبه شکل نامه هایاگزارشات ،درنظرگرفته شود.

بنابراین اساساًاطلاعات ،درست مانندانرژی ،یک منبع مهم شده است که هردوبرای رفاه افرادوسازمانهادردنیای پیشرفته ،حیاتی می باشندمانندانرژی وسیاست ،تکنولوژی به روشی تغییرمی کندکــه درآن اطلاعات ،کسب ،تجزیه وتحلیل ،ذخیره ،انتشاروبکارگــرفتـــه می شود. بنابراین اطلاعات مانندهرمنبع دیگر دریک سازمان بایدبه طوردقیق مدیریت شودتامقرون به صرفه بودن (اقتصادی بودن )کاربردآن ،مورداطمینان واقع شود.آن یک جزء سازنده ای است که برای مدیریت خوب ،حیاتی می باشدواگربطورصحیح مدیدیت شود،دراهمیت باپرسنل سازمانی ،موادومنابع مالی ،دریک ردیف قرارمی گیرد.دریک بافت (محتوا)سازمانی ،آن بطورفزاینده ای به عنوان یک منبع مستقل ازتکنولوژی شناخته می شودکه درکنترل (تحت نفوذدرآمدن )آن ،مورداستفاده قرارمی گیرد.

مفهوم ضمنی این درک ،شناخت بیشتری است درمورداینکه اطلاعات یک عنصرپیونددهنده بوده ویک سازمان راباهم حفظ می کند.اطلاعات یک جنس غیرمعمول وکاملاً متفاوت ازبیشترین کالاهای جنسی وکالاهای بادوام مصرف کننده هامی باشد.زیراآن ناملموس واغلب برای تحمیل وتوقیف ،مشکل می باشد.بخاطراین دلیل ساده آن اغلب برای برجسته کردن تفاوتهای مهم ، میان این منبع ومنابع دیگر درزمان توسعه چارچوب مدیریت ،حیاتی می باشد.مضمون آن می تواندهم بوسیله منبع (داخلی یاخارجی )یابوسیله شکل (عددی یاغیرعددی )،تشخیص داده شود.غیر عددی هم می تواند،دارای ساخت (ساختاریافته )یابدون ساختار باشد.

اطلاعات داخلی ،آنهایی هستندکه دردرون یک سازمان تولیدمی شودوعموماًفقط موردعلاقه وارزش تصمیم گیران ،دردرون آن سازمان می باشد.اطلاعات خارجی ، می تواندبعنوان آن اطلاعاتی درنظرگرفته شودکه بوسیله دیگران بدین معنی که خارج ازچهاردیوارسازمان عموماًبوسیله ناشران کتابهاومجلات یابه وسیله دولتها،ارتباط خارجی وماننداینهاایجادشود .

متخصصین اطلاعات ،یک دامنه حیرت انگیزی ازایده ها درموردچه بودن اطلاعات دارند.آنهاقادربه ایجادتعریف (توصیف) قابل قبول اکثریت نیستند.(زورکزی )درسال 1980 ،اطلاعات راتعریف می کند:

(( به عنوان مفهومی که یک انسان بیان می کندیاآنراازشاخه های حقایق وایده ها ،بوسیله معانی قواعد(رسوم )شناخته شده نشانه های مورداستفاده ،استخراج می نماید.این تعریف کلمه ((معنی ))راشامل می شودکه درست همانند((اطلاعات ))مبهم وناملموس می باشد.((استون کش )) درسال 1981 ،نیزاطلاعات رابااین بیان توصیف می کندکه:

(اطلاعات صرفاًنشانه هایی (داده ،متن ،تصاویر،صداهاوغیره )هستندکه معنی راازطریق نظم مربوطه ،زمان بندی ،شکل ،بافت (محتوا) و……. منتقل می کنند اطلاعات برای تصمیم گیری ها،ایجادآگاهی وتغذیه سازمان پیشرفته ،موادخام می باشد)).بعنوان یک مفهوم ،اطلاعات همیشه معانی مختلفی به متخصصین مختلف اطلاعات ،براساس اینکه به کدام جنبه حرفه اطلاعات تعلق دارند،به طورضمنی بیان می کند.((الیس)) درسال 1986 به درستی مشاهده نمودکه: (( مدیربررسی (پردازش )اطلاعات ممکن است آنراباتوجه به اطلاعات خام ،مدیریت باتوجه به ثبت وگزارشات ،دانشمنداطلاعات یاکتابداری ،باتوجه به اسنادیادیگرموضوع هاتصورکند.))

 سه دنیای عمده اطلاعات وجودداردکه به طورسنتی ،تقسیم ومجزاشده اند.

• اولی ،دنیای ادبیات کتابخانه هاوبایگانیهامی باشد،جاییکه اطلاعات بصورت ثبت شده حفظ می شوند.
• دومی،دنیای اسنادمراکز اطلاعات ومراکز ثبت می باشد،جاییکه اطلاعات ،جمع آوری شد ه وسازماندهی می شوند، اماممکن است بطورجدی به همان صورت دنیای ادبیات ارزیابی نشوند.
• سومین دنیای اطلاعات ،دنیای اطلاعات کامپیوترها،ارتباط راه دور وسیستمهای خودکارمی باشد.،جاییکه اطلاعات اغلب ،عددی وسازمان یافته هستند.

)دیوید ،1982 ).دومؤلفه کلیدی، این سه مقوله راشناسایی می کند : ((چهارچوب زمانی ))و (( وسیله ذخیره سازی )) متخصصین اطلاعات نمی توانندبه صورت دراز مدت ازاطلاعات کلی ،اظهاربی اطلاعی نمایند.دریافت تشابه کلی باتوجه به نقشهاودریافت اطلاعات ، به عنوان (( ثبتها،کلمات ،اطلاعات و….. آنچه که شمامی نامید،خلاصه می شود ، آن هنوز اطلاعات می باشد.))درحقیقت تشخیص روبه رشداطلاعات به عنوان یک مفهوم کلی درزمانهانی اخیرباتکثیرمداوم سیستمهای اطلاعات کامپیوتری زوج شده وتجمع سیستمهای اطلاعاتی گسسته قبلی درسال 1982 ((گتز)) راهدایت نمودتاائتلاف (یکپارچگی) رابه عنوان یک سرنوشت اجتباب ناپذیرپیشنهادنماید.اومدیرسازمان رامی بیندکه ازائتلاف (وحدت فکری )بعنوان یک انسان همه فن حریف ، بایک درک محکم ازتکنولوژی امابادرک بهتری ازشرایط تجاری ونیازهاحاصل میشود.به هرحال اوبرای سیستم اطلاعات مدیریت مدیران ،بی تمایل نمی باشد. اواحساس می کندآنهامتخصصین واقعی جهت بازی نقش مدیران اطلاعات درسازمان می باشند،زیرا اونتیجه می گیردکه مدیرسیستم اطلاعات مدیریت ،اولین قدم راجهت هدایت این ترکیب ازفعالیتهای منابع اطلاعات موثق برخواهدداشت وبرخی حسهای مدیریتشان راایجادمی کند.یایک مدیر،خارج ازسازمان سیستم اطلاعات مدیریت ،آنرابرای اوانجام خواهدداد.

دربافت (محتوا) این ائتلاف یااتحاداست که بکارگیری عنوان (( مدیریت اطلاعات ))می تواندبه بهترین مشکل ، به عنوان روش توصیف فعالیت درک شودیانقش عمل ایجادشده توسط چنین اتحادی دریک سازمان راانجام دهد.اطلاعات مدیـریتی ،اطلاعـاتی اسـت که برای تصـمیم گیری تولیـد می شودوآن می تواندمنظم (دارای ساخته) یانامنظم باشد.

مفهوم مدیریت اطلاعات :

مدیریت اطلاعات ،بعنوان توانایی کل سازمان درموردایجاد،حفظ ، بازیابی وقابـل دسترس ساختن فوری اطلاعات درست، درمکان درست ، درسازمان درست، دردست افرادشایسته باکمترین هزینه ،دربهترین رسانه ها ،برای بکارگیری درتصمیـم گیری توصیف شـده است. ((بست )) درسال 1988 ،به همان سبک ،مدیریـت اطلاعات رابعنوان (( هماهنگی اقتصادی ، مؤثروکارای تولید،کنترل، ذخیره سازی وبازیابی وانتشاراطلاعات ازمنابع بیرونی ودرونی به منظورتوسعه عملکردسازمانی)) توصیف می کند.این توصیف دردورنما، محدودمی باشدبطوریکه آن مواظب مدیریت ویژگیهای خوداطلاعات (محتوا،مالکیت ،عرضه ،برابری ) نبوده وتوجهی به ابرازذخیره ، تجهیزات بررسی کننده آن وسیستم بکارگیرنده آن ندارد.

بنابـراین به طورخلاصـه مسئله کلیدی درگیردرمدیریـت اطلاعات ،مدیریت نــمودن (اداره نمودن )اطلاعات دریک سازمانی می باشدکه تکنولوژی اطلاعات مدرن رابکارمی برد. مفهوم سیستمهای اطلاعات رشدسریع تکنولوی کامپیوتر،اشتیاق انسان رابرای بدست آوردن کمک کامپیوتردرحل مسائل پیچیده وپیچیده تر،توسعه می بخشد.مشکلاتی که صرفاًدرقلمروفعالیتهای موشکافانه وباطنی انسان مخصوصاًدرسازمانها،درچندسال گذشته ،درنظر گرفته شد.

سیستمهای اطلاعات ،خواسته همیشه بزرگترین سازمانهای در حال رشد و پویا می باشد . نیاز برای بدست آوردن دسترسی مناسب ،سریع، اقتصادی (مقرون به صرفه )تدبیر روشهایی جهت ایجاد مدیریت و بکارگیری پایگاههای اطلاعاتی در سازمانها را ضروری می سازد اطلاعات مدیریت وسیستمای اطلاعات ،بخصوص آنهایی که مربوط به فرایندهای تصمیم گیری مؤثردرسازمان می باشدیعنی بعنوان منابع سازمانی با ارزش در نـظر گرفته می شود . به زبان ساده بیان کنیم ، یک سیستم اطلاعات سیستمی است برای پذیرش داده اطلاعات به عنوان یک ماده خام و از طریق یک یا بیشتر فرایند تبدیل ، تولید اطلاعــات به عـنوان یک محصول می باشد .وشامل عناصر عملکردی متعاقبی می باشدکه مربوط بـه سازمان و محیطهای آن است:

• دریافت (درک) : ورود اولیه اطلاعات ، خواه بدست آمده یا تولید شده در یک سازمان.
• ثبت : کسب فیزیکی اطلاعات
• بررسی (جریان) : انتقال با توجه به نیازهای خاص سازمان.
• انتقال : جریانی که در یک سیستم اطلاعات اتفاق می افتد .
• ذخیره : پیش بینی برخی استفاده مورد نظر در آینده .
• بازیابی : جستجوی اطلاعات ثبت شده .
• ارائه : گزارش ، ارتباط و …. ــ

تصمیم گیری :

یـک منـاقـشه یا جدال است به جـز همـان انـدازه کــه سیـستـم اطلاعـات در تصمیم گیری بکار می گیرد و مربوط به خود سیستم می باشد. اگر چـه ممکن است ، انتـقادات در مـورد هـدف فراگیری مورد آخـر، به حـق باشـد ، ولــی شایان ذکر اسـت که روابـط بیـن فرایندهای سیستـم اطلاعات و تصمیـــم گیری ، بـه اندازه کافی نزدیک است که درمورد شمول تصمیم گیری به عنوان قسمتی از عنـاصرعملکرد اطلاعاتی کـه بخصوص برای یک سازمان طراحی شده ، ایجاد سؤال نماید.

 هرطورکه یک شخص به یـک سیستم اطلاعاتی بنگرد،به طورکلی انتظارمی رودنه فقط یک مواجهه میان کاربرواطلاعات رافراهم کندبلکه تعامل موردنیازبرای تصمیم گیری به موقع ومربوط رانیزایجادمی نماید.هدف اصلی آن ،برآوردن نیازهای اطلاعاتی کاربران می باشد.نزدیک شدن به سیستم اطلاعات دریک محتوای سازمانی نشان می دهدکه آن یک زیرنظامی است دریک سیستم سازمانی ،که سیستمی ((آزادوپویا)) است (سیستمی زنده وباز) .

 آکادمیها،علاقه مندکارهای اطلاعاتی بوده ومتخصصیـن اطلاعات ،همان گونـه سیستمهــای اطلاعات رابه شیوه های متنوع ،اماباایدههای اساسی مردم ،تکنولوژی اطلاعات وروشهایی توصیف کرده انـدکـه امکانات تولیـد،بکارگیـری وانتقـال اطلاعات راقادرمی سازد.اگرچـــه درنظرگرفتـه شودسیستمهای اطلاعاتی متعلــق به یک مقررات کاربردی است .امایک نیازی بـرای درک مفاهیم اساسی زیربنایی آنها،به وسیله متخصصین اطلاعات وجوددارد.

تعـریف سیستمهـای اطلاعات به وسیله ((داف )) و ((اسد)) درسال 1980،چنین به نظرمی رسدکــــه کافی باشد :

 ـ مجموعـه ای افراد،رویــه ها، پایــه ای ازاطلاعات وگاهی اوقات نرم افزاروسخت افزارکه اطلاعات رابرای انجام بررسی درسطح عملیاتی ،جمع آوری ،تجزیه وتحلیل ،ذخیره وارسال می نمایدواین اطلاعات بایدتصمیم گیری مدیریت راپشتیبانی نماید.

• نتیجــه گیریهای معینــی می تواند از تعریف بالابدست آید:
• این تعریف چه بودن ،چگونه بودن وچرایی سیستمهای اطلاعات رادربرمی گیرد.
• یک سیستم اطلاعات می توانددستی یابراساس کامپیوترباشد.
• سیستمهای اطلاعات درسازمانهاوجودداشته وهمیشه خواهندبود.
• یک سیستم اطلاعاتی به نظرمی رسد، هم عملیاتهای اساسی یک سازمان وهم مدیریت آنراپشتیبانی می نماید.
• به نظر می رسد، تمایزی میان اطلاعات خام (داده ها) جهت اهداف انجام بررسی واطلاعات برای اهداف تصمیم گیری ،وجودداشته باشد.
• تعریف ،آن چیزی رافراهم نموده که می تواندبعنوان مفاهیم اساسی سیستمهای اطلاعاتی زیربنایی یعنی افراد، مدیریت ،اطلاعات ،سیستمهاوسازمانها،درنظرگرفته شود.

ویژگیهای نشان داده شده دربالامی تواندبعنوان نشانه های عمده یاعناصراساس ،جهت توسعه مفهوم سیستم اطلاعاتی دریک بافت سازمانی ،درنظرگرفته شود.به منظوردرک بیشترمفهوم سیستم اطلاعات ((سالتون )) درسال 1975

مهمترین سیستمهای اطلاعات کامپیوتری رابه شرح زیر موردتأکیدقرارداد:

• سیستم بازیابی اطلاعات (IR )
• سیستم پاسخ به اطلاعات
• سیستم پایگاه اطلاعات (DBS )
• سیستم اطلاعات مدیریت (MIS )
• سیستم پشتیبانی تصمیم گیری (DSS )

کانون توجه این مقاله ،سیستم اطلاعات مدیریت (MIS )می باشد.بنابراین بایستی تأکیدنمودکه سیستم اطلاعات مدیریت ،یک زیرنظامی (زیرسیستمی ) ازسیستمهای اطلاعات است .